เมื่อมีการพิจารณาว่า การส่งตัวอย่างน้ำมันไฮดรอลิคใช้แล้วไปวิเคราะห์ (Used oil analysis) จะเกิดประโยชน์ในการวางแผนการเปลี่ยนถ่ายแล้ว ก็จะต้องติดต่อผู้เชี่ยวชาญเข้ามาช่วยตัดสินใจรูปแบบการตรวจสภาพ ในกรณีที่ผู้ใช้งานมีการซื้อผลิตภัณฑ์หล่อลื่นจากตัวแทนจำหน่ายที่มีมาตรฐานการบริการที่ดี ก็จะมีวิศวกรเทคนิคเข้ามาทำหน้าที่นี้ โดยจะช่วยตั้งแต่การวางแผนการเก็บตัวอย่างว่ามีความจำเป็นต้องเก็บจากเครื่องจักรใดในโรงงานหรือพื้นที่ใช้งานบ้าง บางแห่งอาจจำเป็นต้องสุ่มเก็บเพียงตัวอย่างเดียว จากจุดเดียว ในเครื่องจักรเครื่องเดียว บางแห่งอาจมีความจำเป็นต้องสุ่มเก็บหลายตัวอย่าง จากจุดเดียว หรือหลายจุด ในเครื่องจักรแต่ละเครื่อง รวมถึงปริมาณตัวอย่างที่ต้องเก็บ ที่จำเป็นในการทดสอบ จุดที่เก็บตัวอย่าง เวลาที่เหมาะสมในการเก็บตัวอย่าง ที่สอดคล้องกับแผนการผลิต

วิศวกรเทคนิคของตัวแทนจำหน่ายน้ำมันหล่อลื่น จะมีอุปกรณ์ในการเก็บตัวอย่าง ที่มีลักษณะเป็นกระบอกสูบที่ต่อกับสายยางซึ่งสามารถสอดเข้าไปยังจุดที่ทำการเก็บตัวอย่างในเครื่องจักร และขวดตัวอย่างซึ่งใช้สำหรับเก็บตัวอย่างน้ำมันโดยเฉพาะ ที่จะมีเลขรหัสสำหรับแยกว่าขวดตัวอย่างนี้ เป็นน้ำมันจากเครื่องจักรใด และจากที่ไหน ซึ่งเมื่อทำการเก็บตัวอย่างแล้ว ก็จะมีการบันทึกข้อมูลต่างๆ ที่จำเป็นในการส่งตัวอย่างเข้าห้องทดสอบ (Lab) ดังนี้

– ข้อมูลลูกค้า หรือเจ้าของเครื่องจักร ได้แก่ ชื่อบริษัท ที่อยู่ ข้อมูลผู้รับผิดชอบ ได้แก่ หัวหน้าฝ่ายซ่อมบำรุง ข้อมูลสำหรับติดต่อ วันที่ทำการเก็บตัวอย่าง มีประวัติในการส่งตัวอย่างจากเครื่องจักรนี้มาก่อนหรือไม่ รวมถึงวันที่ทำการเปลี่ยนถ่ายครั้งล่าสุด

– ข้อมูลเครื่องจักรที่ทำการเก็บตัวอย่างน้ำมัน ได้แก่ เลขที่ ชนิด (ในที่นี้คือ ระบบไฮดรอลิค) รุ่น และผู้ผลิตเครื่องจักร อายุ (เดือน) หรือชั่วโมงการทำงานของเครื่องจักร และรายการการทดสอบที่ต้องการ

– ข้อมูลน้ำมันตัวอย่าง ได้แก่ ชื่อทางการค้า (เช่น Motultech Rubric HM) เบอร์ความหนืดตามมาตรฐาน (เช่น ISO 46) ปริมาณทั้งหมดในระบบหล่อลื่น (ลิตร) ตำแหน่งการเก็บตัวอย่าง อายุ (เดือน) หรือชั่วโมงการทำงานของน้ำมัน

เมื่อได้ตัวอย่างน้ำมัน และข้อมูลต่างๆ ครบถ้วน ทางวิศวกรเทคนิคของตัวแทนจำหน่ายน้ำมันหล่อลื่น ก็จะเป็นผู้ดำเนินการส่งให้กับห้องทดสอบต่อไป